Smart Meeting Minutes System Berbasis Web Menggunakan Speech-to-Text dan Text-to-Speech dengan Framework CodeIgniter 4

Abstract

Transformasi digital mendorong organisasi untuk meningkatkan efektivitas administrasi, termasuk proses pencatatan hasil rapat yang masih sering dilakukan secara manual dan berpotensi menimbulkan keterlambatan, ketidaksesuaian informasi, serta kesulitan pengarsipan. Penelitian ini bertujuan merancang dan mengimplementasikan Smart Meeting Minutes System berbasis web menggunakan framework CodeIgniter 4 dengan integrasi fitur Speech-to-Text (STT) dan Text-to-Speech (TTS). Metode yang digunakan adalah Research and Development (R&D) melalui tahapan analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian fungsional, validasi pengguna, pengukuran akurasi STT, dan evaluasi usability. Pemilihan R&D didasarkan pada kebutuhan penelitian untuk menghasilkan produk sistem informasi yang tidak hanya dibangun, tetapi juga divalidasi, dievaluasi, dan disempurnakan berdasarkan kebutuhan pengguna akhir. Novelty penelitian ini terletak pada integrasi STT, TTS, pengelolaan notulen, pembatasan hak akses multi-level, ekspor dokumen, serta evaluasi berbasis pengguna dalam satu platform notulensi berbasis web. Hasil Black Box Testing menunjukkan seluruh fitur utama berjalan sesuai skenario. Evaluasi manfaat sistem menunjukkan waktu penyusunan draft notulen berkurang dari sekitar 60 menit menjadi 25 menit atau sekitar 58,33%. Pengujian akurasi STT pada tiga sampel audio rapat menghasilkan tingkat akurasi rata-rata 88,37% dengan Word Error Rate (WER) 11,63%. Validasi terhadap 10 pengguna menunjukkan sistem sesuai dengan kebutuhan dokumentasi rapat, sedangkan evaluasi usability memperoleh skor rata-rata 4,34 dari skala 5 atau setara 86,8% dengan kategori sangat baik. Dengan demikian, sistem dinyatakan layak digunakan sebagai solusi digital untuk mendukung dokumentasi rapat yang lebih terstruktur, terukur, dan mudah diakses pada lingkungan organisasi pendidikan